如何做一个会议征服者

一个公司的发展运营,离不开各种各样的会议,企业开会不是把问题决定,而是把企业的优势发挥到极致!问题是一个一个解决,而不是虎头蛇尾的走程序!想要做一个会议的征服者,把会议开好,你需要做到以下几点:

会议前准备阶段

1.确定参加会议的人员。在参加会议前,就需要统计参加会议的人数、参会者的名称、职位,一开始就要把重心放在主要的决策者身上。

2.理顺会议的流程。在会议还未开始之前,就需要与主持人进行简单交流,将整个会议流程理一遍,勾画会议的框架,准确抓住会议的重点,保证记录的流畅性。

会议中记录阶段

1.会议时间、地点和参会人员不可少。

要详细记录这些要素,在会议前已经做了一些功课,这时候只需要你核实下参会人数和缺会人数,对缺会人数做备注。

2.会议议题。

会议议题如果是事先确定好的,就直接做好记录;但在大多数情况下,在会议过程中,并没有明确的一个写出来的主题,可以会后对照会议材料,把主题加上去。

3.掌握的信息。

将每个人手头掌握的信息进行共享,其中包括对现有问题的了解程度、掌握的第一手资料情况,都要做记录,以便反映事物的全貌。

4.议题讨论。

会议的目的就是为了解决问题,针对问题和现状提出的意见,也是会议记录的核心部分。

在讨论的过程中:

a.多人阐发的意见相同或类似,可以只记录第一个人的发言,后面简要概括;与主题无关的内容不作记录,有时候会议记录者发现讨论内容偏差,与主题并没有太多联系,就需要适度提醒,把控会议的时间,以便提高效率。

b.针对一些问题,要进行客观地讨论和交谈,不要争的面红耳赤,可以提出自己的质疑,但不要可以针对某个人的想法,每一次讨论最终一定要出成果。

5.方案决议。

a.大多数情况下,在会议结束之前,leader会根据提出的方案作自己的判断,对会议提出的各项议题都进行总结并作出任务安排,使之最终的落实到会议之后的活动中;

b.leader在会议过程中不作明确表态,这就需要在leader表态后及时做好总结,记录好人员和资源分配,应由哪个岗位的谁承担记录的工作,并为依据标准为会议记录的质量负责,以便指导实施。

会议后总结阶段

1.回顾自己的笔记,对于存在疑问的地方找相关人员咨询,进行补充说明,同时,将整理好的内容交给主持人检查,查看是否有遗漏的细节;公司如果有标准记录模板,利用模板整理一篇高质量的记录。

2.可以将会议记录输入电脑里的任务管理器,注明或设置预订完成时间,进行阶段反馈以及跟踪推进,发现问题的时候需要及时的提出调整,定期检查工作进度。

3.把会议记录存入档案,并建立相关索引,以便日后查找调用。

在会议进行过程中,有价值的信息一旦高频出现,就可能会遗漏信息,这时候需要熟练应用速记法。

a.记关键字。针对一次会议,记录发言的中心思想,与会者的不同意见或有争议的问题、结论性意见等;就记录一个人的发言来说,只记录其发言要点、主要论据,论证过程可以不记。

b.会使用简称或省略。名称使用简称指代;相同观点用“同上”就可代替;省略词语和句子中的附加成分,比如”但是”只记”但”,省略较长的成语、俗语、熟悉的词组,句子的后半部分。

c.用简单写法代替复杂写法。如用CEO代表“首席执行官”;用kpi代表关键绩效指标;用ipo指代首次公开募股;用kol代表关键意见领袖;用BAT代表百度、阿里巴巴、腾讯等互联网公司等等,可以平时多积累一些专业简称,用一些国际上通用的符号和外语符号代替文字。

把这些方法应用到你下一次会议中,一定会擦出不一样的火花,永远不要因为这些小细节而让你失去职场竞争力。

在进行远程视频会议时,能使用视频会议系统的录制功能,将会议过程存入档案,并建立相关索引,以便日后查询调用。

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