怎么提高会议主持的掌控能力?

在任何管理中,会议是沟通、协调和决策的重要手段,它的灵活性、例外性与制度的强制性、约束性构成了组织正常运作的轨道。然而,在现代企业中,越来越多的管理者共同抱怨“会议太多”,他们大部分的工作时间都花费在冗长的文山会海之中,时间的不受控制令他们感到无比沮丧。

他们迷惑:为什么总有些与会者天马行空的发言不着边际;为什么会议开了几个小时之后依然悬而未决;为什么会议结束后仍不清楚下一步该做些什么;为什么会上各部门相互推卸扯皮条;为什么会议总是没完没了。

会议管理的基础内容,包括会议的定义与会者形式目的、如何筹备会议、如何对待决策型会议等内容都不说了。我们的重点是如何提高主持会议的掌控能力。

对会议主持来说,当所有人都坐下来以后,抛开具体的会议内容,Ta有三件事是必须做的:

  1. 在会议一开始就树立起威信;
  2. 熟练地主持会议;
  3. 结束会议。

在会议一开始就树立威信

不探讨重要性了,直接给原则吧:

  • 按时开会;
  • 简单介绍一下会议所要讨论的问题;
  • 制定或回顾会议的基本规则:

①承诺会议按时开始,按时结束;
②就由谁来制定会议议程达成一致意见;
③知道将如何作出决策;
④限定解决每个问题作出每个决策所用的时间;
⑤详细说明任何一个问题所存在的局限性;
⑥确定每个议题的最终决策者;
⑦要求大家多提出新思想,并对新思想持开放态度;
⑧耐心倾听,不打断别人的讲话。
*如果与会者互相不熟悉,先花一点时间给大家自我介绍。

熟练地主持会议

这个是大头,但是也具备清晰的流程:

  • 严格按照议程表主持会议;
  • 确保每个人的观点都得到倾听;
  • 使会议仅仅围绕议题进行;
  • 时刻注意自己作为领导者的身份:

①时刻注意自己的参与度,但是不要企图控制整个会议局面;
②尽量让保持沉默和性格内向的人与其他人具有同样的发言权,同时适当控制麦霸;
③对与会者的观点给予肯定,并鼓励说出心里的想法;
④赞扬;
⑤立刻阻止强烈的批评和人身攻击。

结束会议

不能时间一到或者一得到答案或决策就立刻喊散会,让大家草草收拾回城。

  • 对会议进行总结;
  • 把会上所涉及的重点内容记录下来;
  • 自我鼓励一下:你提高了对这次会议的掌控能力。

会议作为现代管理最重要的沟通方式,会议的成败影响着企业决策的效率、执行的效率以及整个企业文化的健康发展,作为会议繁多的大型国有企业,更应将提高会议效率,避免无效会议作为企业管理者思考和践行的目标。而视频会议系统作为会议的重要组成部分,能够大大提高会议的效率并减轻会议主持的工作负担。

 

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