如何写好高质量的会议纪要?

首先需要说明,一定要分清“会议记录”和“会议纪要”两个不同概念,区别其实很简单:会议记录“忠实地记载会议实况,保证记录的原始性、完整性和准确性,其记录活动同严格意义上的公文写作完全是两码事。会议纪要则属于公文写作范畴,同通知、通报、往来函件一样,承载着特定的记载、传达、备忘功能,它的特点“纪实性、概括性、条理性”。

在企业、政府机关里面,绝大部分会议其实都是指会议纪要。因为会议记录的繁琐程度一般来说是由会议长度与会议发言数量决定的,这个由不得你,最好每一句话都不要记漏。但会议纪要,则是提炼、纪要,把会议要点条理清楚地概括出来即可。也许有人会问,既然绝大部分开会都是写会议纪要,那么何种情况下写会议记录呢?一般来说,像以下情况都是要详实记录的:

1、牵涉到股权调整分配、关系到公司利益格局的大股东会议。

2、拍板人未出席会议但又很想知道会议详细内容和发言情况。

3、大型国企、政府部门召开一些学习型会议需要向上级呈报会议实况。

以上情况,会议记录整理出来后,每一名与会者都是要进行会签的,所以必须保证不要记漏。

回到会议纪要。要想写好会议纪要,其实很简单,无非是做到以下五个组成部分,四个原则

如何写好高质量的会议纪要?

高质量会议记录的五个部分

会议议题:出现了什么问题;

信息分享:问题的现状和资源情况;

方案讨论:问题的解决提按以及意见;

形成决议:做出方案决策;

执行分工:确认分工和执行负责人。

高质量会议记录的四个原则

匹配原则:会议记录是会议管理中的一部分,会议记录要与会议目的、会议流程相匹配。

目的原则:明确为什么要做会议记录,是用来复盘回顾,分析责任,还是用来确认目标,计划分工。

负责原则:基于目标,应由哪个岗位的谁承担记录的工作,并为依据标准为会议记录的质量负责。

一致原则:参会人员对于会议目标、会议流程、会议记录的目的和意义,以及参会人的责任达成一致,取得共识。

开会是管理者最重要的管理工具之一,而会议记录就是主持会议管理者的考试答卷。记录者本身受限于职位,到是不用背负太多的责任和压力。管理崇尚务实和进取,管理者永远是依据具体情境在管理风险和管理成本之间进行平衡取舍,不审势即宽严皆误。

博视视频会议系统具有会议录制功能,可将在远程会议上的内容全部录制下来以供后续查阅。

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